Když se nám nechce
Máte před sebou důležitý úkol. Víte, že ho musíte udělat. Dokonce víte, že čím déle ho budete odkládat, tím horší to bude.
Přesto odpovíte na pár e-mailů. Upravíte tabulku. Zkontrolujete telefon. Vyřešíte něco, co klidně mohlo počkat do zítřka. A k podstatnému úkolu se dostanete… později.
Tohle je prokrastinace. A není to totéž co lenost nebo špatný time management.
Piers Steel ji ve své rozsáhlé meta-analýze popisuje jako typické selhání seberegulace. Mezi faktory, které s prokrastinací významně souvisejí, patří například nepříjemnost úkolu, jeho časová vzdálenost, impulzivita nebo nižší přesvědčení, že úkol zvládneme.
To je důležitá změna pohledu.
Problém často není v tom, že nevíte, co máte dělat. Problém vzniká mezi rozhodnutím „měl bych“ a skutečným začátkem práce.
Co je prokrastinace – a co už ne
Ne každý odklad je prokrastinace.
Když čekáte na důležitou informaci, vědomě změníte priority nebo se rozhodnete úkol přesunout, protože existuje lepší využití času, může jít o zcela racionální rozhodnutí.
Rozdíl je v tom, zda víte, že Vám odklad pravděpodobně uškodí, a přesto úkol dobrovolně odsouváte.
Máte připravit prezentaci na důležité jednání. Termín znáte. Podklady máte. Víte, že zítřek bude ještě plnější než dnešek. Přesto začnete čistit inbox.
To už není plánování. To je dobrý kandidát na prokrastinaci.
Proč vlastně prokrastinujeme
Nepříjemný úkol znamená okamžitou chuť uniknout
Fuschia Sirois a Timothy Pychyl upozorňují na aspekt, který klasický time management často přehlíží: prokrastinace souvisí také s regulací emocí.
Máme začít něco složitého, nudného, nejistého nebo nepříjemného. Úkol vyvolá napětí. Když jej odložíme a začneme dělat něco příjemnějšího, dostaví se krátkodobá úleva.
Úkol nezmizel.
Ale nepříjemný pocit na chvíli ano.
Autoři tento mechanismus označují jako upřednostnění krátkodobé regulace nálady před dlouhodobým cílem. Důsledky pak nese hlavně naše „budoucí já“.
Právě proto není příliš užitečná rada:
„Musíš se prostě víc snažit.“
Člověk většinou velmi dobře ví, že by měl začít.
Okamžitá odměna soupeří s budoucím výsledkem
Existuje ale ještě druhá část problému. Nejenže se zbavíme nepříjemného pocitu. Současně dostaneme okamžitou alternativní odměnu.
Telefon, sociální sítě, YouTube nebo jednoduchý e-mail nabízí něco, co strategická práce často nenabízí: rychlý výsledek.
Daniel Walter tuto logiku popisuje jako konflikt mezi instant gratification (okamžité uspokojení) a delayed gratification odloženým uspokojením. Dlouhodobě důležitá aktivita může přinést výsledek za týdny nebo měsíce, zatímco telefon nabízí odměnu během několika sekund.
Z pohledu výzkumu se tento princip dobře potkává se Steelovými zjištěními o významu časového odstupu a impulzivity.
Typická situace proto vypadá takto: nepříjemný úkol → napětí → telefon → okamžitá úleva a odměna → důležitý úkol zůstává.
A čím častěji tento řetězec opakujeme, tím přirozenější se stává.
Velký a nejasný úkol vytváří odpor
„Připravit strategii.“
„Vyřešit nový proces.“
„Začít podnikat.“
To nejsou dobře definované úkoly. Jsou to projekty.
Mozek nemá jasnou odpověď na otázku:
Co mám udělat právě teď?
Výsledkem bývá zahlcení, nejistota a odklad. Velké, vzdálené nebo nepříjemné úkoly patří také mezi faktory spojené s vyšší prokrastinací.
Prokrastinace může vypadat jako produktivita
Tohle považuji u manažerů a specialistů za jeden z největších problémů.
Prokrastinace nemusí vypadat tak, že sedíte s nohama na stole.
Může vypadat takto:
- vyřídíte dvacet e-mailů,
- zkontrolujete report,
- absolvujete čtyři meetingy,
- pomůžete kolegovi,
- upravíte prezentaci,
- vyřešíte několik urgentních problémů.
Celý den jste pracovali. Jen jste neudělali jeden důležitý krok s největším dopadem (výsledkem v budoucnu).
Právě operativa je pro prokrastinaci nebezpečná tím, že nám umožňuje zachovat pocit produktivity.
Večer si nemůžeme říct, že jsme nic nedělali. Udělali jsme toho hodně. Jen možná ne to podstatné.
Odpočinek, nebo jen jiná forma prokrastinace?
Tady vzniká ještě jedna častá past.
Klienti mi někdy říkají: „Já jsem si jen na chvíli odpočinul. Podíval jsem se na telefon.“
To samozřejmě může být pravda. Pauzu potřebujeme.
Ale odpočinek a únik od nepříjemného úkolu nejsou totéž.
Pokud vědomě přerušíte práci, projdete se, protáhnete se, dáte si kávu nebo deset minut skutečně vypnete, může Vám pauza pomoci obnovit kapacitu. Walter právě pravidelné skutečné přestávky doporučuje a současně upozorňuje na riziko, že kontrola telefonu může krátkou pauzu snadno prodloužit.
Jestli ale automaticky sáhnete po telefonu právě ve chvíli, kdy narazíte na složitý nebo nepříjemný úkol, může jít spíš o mechanismus krátkodobé úlevy, který popisují Sirois a Pychyl.
Dobrá kontrolní otázka proto není: „Mám právo si odpočinout?“
Samozřejmě že ano.
Ptejte se raději: „Budu po této pauze skutečně odpočatější a připravenější pokračovat?“
Pokud ne, možná právě neodpočíváte. Jen jste na chvíli změnili místo, kam směřuje Vaše pozornost.
Jak přestat prokrastinovat: 3 kroky místo deseti technik
Nechci Vám přidávat Pomodoro, Eat the Frog, pravidlo pěti sekund a dalších sedm productivity hacků.
Pro vlastní systém potřebujeme jednodušší mechanismus.
1. Najděte skutečnou bariéru
Vezměte jednu důležitou věc, kterou už několik dní odsouváte.
A neptejte se: „Jak se mám donutit?“
Ptejte se: „Co mi konkrétně brání začít?“
Může za tím být několik různých problémů:
- nevidím dostatečný smysl,
- není to skutečná priorita,
- nevím, jak začít,
- úkol je příliš velký,
- bojím se výsledku nebo chyby,
- nemám vytvořené podmínky pro soustředění.
Tohle rozlišení je zásadní. Protože každá příčina potřebuje jiné řešení. A někdy zjistíte ještě něco důležitějšího: úkol možná vůbec nemá být Vaší prioritou. Pak nepotřebujete porazit prokrastinaci. Potřebujete rozhodnout, delegovat nebo odmítnout.
2. Přeložte projekt do první konkrétní akce
„Připravit prezentaci“ je pořád příliš velké.
Zeptejte se: Jaký je nejmenší konkrétní krok, který tuto věc skutečně posune?
Například: Otevřít prezentaci a napsat tři hlavní sdělení, která musí vedení po schůzce pochopit.
Pak přidejte čas a situace: Zítra v 8:00 otevřu prezentaci a prvních 20 minut sepíšu tři hlavní sdělení.
Takzvané implementation intentions (záměry k realizaci), tedy předem formulované plány typu „když nastane X, udělám Y“, mají ve výzkumu dobrou podporu pro převod záměru do skutečného jednání. Meta-analýza Gollwitzera a Sheerana zahrnující 94 nezávislých testů našla pozitivní vliv těchto plánů na dosažení cílů.
Nečekáte tedy, až přijde správná nálada, rozhodnutí jste udělali předem.
3. Nespoléhejte jen na vůli – upravte systém
Pokud každý den potřebujete znovu vybojovat stejnou bitvu, nemáte dlouhodobé řešení.
Máte opakované rozhodování.
Výzkum návyků Wendy Woodové a Dennise Rüngera ukazuje, že opakované chování ve stabilním kontextu se může postupně stávat více automatickým a méně závislým na každém jednotlivém vědomém rozhodnutí.
Proto má smysl položit si otázku: „Jak mohu správnou akci připravit ještě předtím, než budu potřebovat disciplínu?“
Například:
- vytvořit blok strategické práce v kalendáři,
- večer si připravit konkrétní první krok,
- otevřít potřebný dokument,
- vypnout notifikace,
- odložit telefon,
- zavřít e-mail,
- říct kolegům, že následujících 45 minut nejste dostupní.
Walter podobně pracuje s myšlenkou závazku a přípravy podmínek předem.
Čím méně rozhodnutí musíte udělat v okamžiku startu, tím méně prostoru dáváte prokrastinaci.
Co má prokrastinace společného s MySystemP
Právě tady dává smysl nevnímat prokrastinaci jako izolovanou slabost člověka. Může být diagnostickým signálem, že se někde zadrhává Váš systém.
V MySystemP bych problém hledal postupně:
- Smysl: Dává mi tato činnost důvod a vazbu na to, co je pro mě důležité?
- Strategické priority: Je to skutečně priorita, nebo pouze další položka?
- Taktika: Je jasné, co konkrétně mám udělat, kdy a v jakém pořadí?
- Exekuce: Mám prostředí a podmínky, ve kterých lze začít bez zbytečného tření?
- Revize: Vidím, co pravidelně odkládám, a upravuji podle toho systém?
Tohle už není další technika proti prokrastinaci. Je to způsob, jak hledat příčinu místo symptomu.
Neřešte jen prokrastinaci. Opravte místo, kde systém drhne
Výzkum psychologických intervencí ukazuje, že prokrastinaci lze ovlivnit, ale nenabízí jednu univerzální techniku. Meta-analýza Rozentala a kolegů našla napříč studiemi spíše malý průměrný efekt psychologických intervencí a značnou variabilitu výsledků; u části studií kognitivně-behaviorálních přístupů byly výsledky silnější, ale autoři sami doporučují opatrnou interpretaci.
Pro běžnou osobní produktivitu z toho podle mě plyne praktičtější závěr:
Nemusíte jednou provždy porazit prokrastinaci. Potřebujete umět poznat, proč právě tuto důležitou věc odkládáte – a odstranit překážku mezi rozhodnutím a akcí.
Někdy bude problém ve smyslu.
Jindy v prioritách.
Jindy je projekt příliš velký.
A někdy jen sedíte před důležitou prací s telefonem položeným deset centimetrů od ruky a očekáváte, že každý den vyhraje vůle.
Dobrý systém řízení času nemá pouze říkat, co máte dělat. Má Vám pomáhat dělat důležité věci i tehdy, když se Vám do nich zrovna nechce.
Opakovaná prokrastinace může být pouze jedním z příznaků. Pokud Vám důležité věci pravidelně ustupují před operativou, stojí za to podívat se na celý systém práce – od smyslu a priorit až po každodenní exekuci a revizi. Právě na tom stojí diagnostika MySystemP, můj koučink a mentoring i praktická práce s mPlannerem. Kontaktujte mě pro více informací.